Clase 1: Preparativos

Realizar los preparativos de un evento es una de las partes más bonitas de esta profesión, aunque también una de las más complicadas, ya que son muchos los detalles que deben tenerse en cuenta para que todo salga perfecto.

Una de las primeras labores del apartado de los preparativos que deberás realizar será decidir la fecha en la que se celebrará el evento, así como la hora en la que tendrá lugar. Aunque a priori puede parecer que esta es una tarea sencilla, la fecha y la hora de un evento no debe elegirse de cualquier manera, ya que hay que tener en cuenta varias cosas.

En primer lugar, cabe destacar que los mejores días de la semana para celebrar un evento, salvo que sea un acontecimiento familiar) son los martes, miércoles y jueves, ya que el lunes viene justo después del fin de semana y puede que la gente esté todavía algo despistada. Por otra parte, los viernes comienza el fin de semana para la mayoría de los trabajadores y asistir a un acto puede dar bastante pereza. Por otro lado, el fin de semana y los días festivos no son nada adecuados para la celebración de actos debido a que la gente suele organizar planes personales.

Por el contrario, los acontecimientos personales (bodas, bautizos, comuniones, cumpleaños) lo más adecuado es celebrarlos durante el fin de semana, pues de esta manera no trastocamos la agenda laboral de los invitados.

En cuanto a la hora, el mejor momento del día para organizar un evento con prensa se sitúa entre las 10.00 y las 12.30 horas, ya que, cuando asisten periodistas, estos deben tener su información perfectamente elaborada por la tarde y, si el evento se celebra por la mañana, les darás tiempo suficiente para que puedan redactar la noticia o el reportaje pertinente.

Una vez que hayas escogido el día y la hora perfectos, toca determinar cuál será el tono del evento, es decir, si va a ser serio, formal y clásico o algo más distendido. Para ello, tendrás que hacer uso del sentido común y la lógica, dos cualidades que todo organizador de eventos debe tener. Y es que es evidente que un acto al que asistan personalidades importantes no va a tener un carácter informal, mientras que si organizas una fiesta de cumpleaños entre familiares y amigos el tono será mucho más distendido.

En cuanto al tipo de asistentes, es vital que distribuyas a los invitados no solo en la sala donde se celebrará el evento, sino también en la presidencia, que suele estar ocupada por las personas de mayor relevancia dentro del acto. En ella, deberás ordenar a los invitados según el Real Decreto 2099/83 sobre Ordenación General de Precedencias en España, en el cual se informa sobre qué personas deben tener más protagonismo a la hora de ser ubicadas. ¿Se coloca antes al presidente de una comunidad autónoma o a un alcalde; al presidente del Congreso o al del Senado?… Si cuentas con este tipo de personalidades en la organización de algún evento todas estas dudas te quedarán resueltas al consultar este Real Decreto, donde te especifican claramente cómo tienes que ordenar a los asistentes para que la organización sea perfecta.

Y no olvides que, antes de organizar un acto, debes apuntarte todos los aspectos que van a influir en él para que no se te escape nada. La agenda es tu compañera inseparable.

Clase 2: Comunicación del evento, invitaciones y tarjetas

Organizar un evento conlleva prestarle atención a muchísimos detalles, como la elección del lugar perfecto, la decoración, la seguridad o la ordenación de la presidencia, entre muchas otras cosas. Pero, si no hay invitados, organizar un acto perfecto no tiene ningún sentido, por lo que realizar unas invitaciones acertadas y enviarlas con el suficiente tiempo de antelación es fundamental para que tu evento se llene de público y sea un éxito. Es por ello que al confeccionar las invitaciones para un evento debes tener en cuenta algunos aspectos:

El tipo de tarjetón

Cuando tengas que escoger un tarjetón, elige uno de alto gramaje de tamaño cuartilla o media cuartilla, dependiendo de la cantidad de texto que vayas a escribir, ya que cuantas más líneas redactes más grande deberá ser la tarjeta. En cuanto al color, en la actualidad se admiten todo tipo de tonalidades, aunque con el blanco y el crema, que son los más comunes.

Recuerda que cada vez es más común enviar una invitación digital, pues implica compromiso con el medio ambiente y supone un interesante ahorro de costes.

Los datos

Cuando redactes la invitación, los datos que siempre debes incluir son el nombre de la persona que invita, a qué invita, donde tendrá lugar el evento, a qué día y a qué hora se producirá la celebración, por qué se va a llevar a cabo el acto y un teléfono de contacto, principalmente. Además, también puedes incluir otros datos en caso de que sea necesario, como la etiqueta que debe utilizarse o la asistencia de un invitado de honor.

Asimismo, la letra que escojas debe ser muy clara, de un buen tamaño y muy fácil de leer.

Otros elementos

Cuando el acto esté organizado por una institución, en la invitación tendrás que incluir algunos elementos tales como su escudo o su anagrama y el nombre de la persona que invita y su cargo dentro de la institución, ya que las entidades no invitan por ellas mismas, sino que siempre hay una persona detrás.

Nota de protocolo

La nota de protocolo, conocida también con el nombre de nota de interés, es un tarjetón que se coloca junto a la invitación pero que tiene un tamaño más reducido y un color diferente.

En ella, puedes añadir algunos datos complementarios tales como la advertencia a los invitados de que deben llegar con cierto tiempo de antelación en caso de que el acto requiera de una gran puntualidad, la etiqueta si esta información no ha cabido en la invitación, la existencia de zonas de aparcamiento en caso de que las haya, si habrá algún acto complementario durante el evento o si es necesario que los invitados confirmen su asistencia al acto, entre otras cosas que podrás incluir en esta tarjeta para que los asistentes estén enterados de todo lo necesario sobre tu gran evento.

En resumen, para acertar seguro, elige un tarjetón en un color claro y con un buen papel, utiliza una letra clara y fácil de leer e introduce los datos que te hemos descrito. Después, manda la invitación con unas dos semanas de antelación.

Pero recuerda que muchos eventos requieren de una buena dosis de creatividad y originalidad, si este es el caso, los detalles que disfrutan los invitados deben comenzar en el momento de la invitación.

Clase 3: Organización de las actividades, staff y asistentes

Ya tienes bastante información sobre todo lo relacionado con la gestión de diversos tipos de actos. No obstante, otro apartado muy importante es el relacionado con las actividades que van a llevarse a cabo durante el evento.

Para decidir cuáles van a ser, lo mejor es que pienses en algo original pero factible, que se adapte al tipo de invitados y a la duración del acto. Recuerdo un caso en el que una conocida marca de automóviles invitó a los medios de comunicación a pasar un fin de semana en la isla de Madeira para que pudieran probar un nuevo vehículo y de paso disfrutar de este bello lugar. De este modo, los periodistas conocieron el coche de primera mano y además disfrutaron muchísimo del evento.

Aunque no es necesario que los actos sean tan sofisticados como este, sí que debe haber algunas actividades, como pueden ser visitar las obras de un lugar donde se ha realizado la colocación de una primera piedra o llevar a cabo actividades Indoor durante todo un día, por ejemplo. Sea como sea, dichas actividades deben estar perfectamente planificadas. Para ello, tendrás que utilizar un cronograma, un documento tremendamente útil en la organización de actos donde se incluye a qué hora tendrán lugar todas y cada una de las actividades para que no se te escape nada.

Otro tema que deberás tener muy en cuenta cuando organices un acto es el del staff, es decir, el personal que tendrás que contratar durante el día o los días en los que se celebre el evento. En algunos actos, solo te hará falta que te ayuden algunas azafatas y el personal de limpieza, mientras que en otros, en cambio, necesitarás a personal de sonido, de iluminación, un catering y camareros, entre otros servicios. Es por ello que, antes de nada, tienes que pararte a pensar qué tipo de staff necesitas, mirar de cuánto presupuesto dispones y ponerte en contacto con diversas empresas para ver cuál de ellas te ofrece el mejor precio. ¡Las grandes cosas están formadas por pequeños detalles!

Finalmente, aparecen los protagonistas del evento: los asistentes. Y es que sin ellos no hay evento. Por este motivo, es muy importante que pienses a conciencia dónde vas a situarlos. Para ubicarles en la sala, puedes crear tarjetas con sus nombres y apellidos y colocarlas sobre las sillas, aunque esto solo está indicado para autoridades o personalidades de cierta importancia, mientras que para el público en general lo mejor es que una azafata se encargue de indicarles cuáles son las zonas del recinto donde pueden tomar asiento.

Especial atención merece la zona de la presidencia, que estará ocupada por las personas más importantes del acto y en la que no puede faltar, como mínimo, una jarrita de agua fresca (mejor una botella individual y un vaso por persona que se sitúe en esta mesa) y un papel y un bolígrafo por si los invitados los necesitan en algún momento.

Así que lleva a cabo actividades originales y crea unos horarios lo más exactos posibles, contrata a todo el personal necesario y mima mucho a los invitados.

Clase 4: Disposición de asistentes

Elegir el lugar donde se realizará el evento que te han encargado no es algo sencillo y, antes de nada, tendrás que tener en cuenta el número y el tipo de asistentes, ya que cuantos más invitados haya más grande deberá ser el local, mientras que, si acuden personalidades importantes, no tendrás más remedio que escoger un salón que se adapte a sus requisitos.

No obstante, una vez que hayas resuelto la ardua labor de elegir la sala perfecta, llega otro aspecto de la organización no menos complicado: la colocación de las mesas y la ubicación de los presentes en cada una de ellas.

Si le preguntas a alguien que vaya a casarse cuál ha sido su mayor quebradero de cabeza, seguramente te contestará que la ordenación de los invitados en el comedor. Y es que decidir dónde van a ir todos y cada uno de los asistentes es una labor muy complicada que requiere de muchas horas de trabajo.

Pero que no cunda el pánico. Basta con que te sientes tranquilamente, cojas la lista donde aparecen los nombres de todos los invitados y pongas en práctica algunas normas de protocolo.

En primer lugar, deberás decidir qué tipo de mesas vas a colocar. Las redondas, por ejemplo, son perfectas para que todos los invitados puedan verse y no destacan las presidencias. Además, en ellas caben hasta 14 comensales. También puedes optar por las mesas cuadradas, aunque están mucho más limitadas que el resto debido a que en ellas solo puedes situar a 4, 8 o 12 invitados. Las rectangulares, las imperiales y las ovaladas, por su parte, son las más usadas, ya que las dos primeras admiten tanto la presidencia inglesa (en las cabeceras) como la francesa (en el centro de la mesa), aunque la ovalada solo admite presidencia francesa debido a que su forma redondeada en los bordes impide ubicar en esa zona a otro comensal.

Aunque existen más tipos de mesas, estas son las más comunes en la organización de eventos. Solo tienes que elegir la que mejor se adapte al tipo de acontecimiento. Un dato importante es solicitar a la persona que te contrata que te informe de posibles “inconveniencias” con el objetivo de no crear situaciones incómodas, por ejemplo, sentando en una misma mesa a dos personas que no tiene buena relación.

Una vez que has escogido el tipo de mesa y con los detalles claros llega el momento de decidir cuál será la colocación de los invitados. Para ello, tienes dos opciones. Por un lado, está el sistema del reloj, que consiste en colocar a los presentes de forma correlativa por su orden de importancia primero de derecha a izquierda en la primera presidencia y haciendo después lo mismo en la segunda presidencia siguiendo siempre el sentido de las agujas del reloj.

Por otra parte, existe también el sistema cartesiano, que ordena a los asistentes por orden de precedencia ubicando primero a los de la derecha en cada una de las presidencias y después a los de la izquierda formando una equis. Es el sistema ideal si preside un matrimonio o dos autoridades de un tango muy similar. Escógelo si acuden dos personalidades muy relevantes.

Clase 5: Importancia de los detalles

Tener en cuenta los detalles a la hora de organizar un evento no solo es importante, sino imprescindible para que el acto se pueda desarrollar a la perfección y no haya ningún incidente ni imprevisto desagradable.

La seguridad, en este sentido, es un detalle fundamental que jamás puede pasar desapercibido, además en eventos donde haya personalidades importantes es posible que sea necesario incluir escoltas entre el personal, además de crear un plan totalmente detallado de cómo se va a trasladar a esas autoridades desde su lugar de residencia o del sitio donde se encuentren hasta el emplazamiento en el que tendrá lugar el acto.

Es aquí donde entran en juego las denominadas “caravanas de seguridad”. En los actos oficiales, estas deberán estar compuestas por varios vehículos, entre los que se incluye un coche en avanzadilla de la Guardia Civil o de la Policía Local para informar sobre el estado de las carreteras al resto de vehículos, un coche piloto de las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado en el que viaje un miembro del equipo de protección, el coche de protocolo de la institución anfitriona, un coche guía donde alguno de sus ocupantes conozca a la perfección la ciudad, el coche VIP donde viajará la autoridad acompaña por su escolta, el coche de seguidor donde irán el resto de escoltas, un coche de personalidades menores donde irán algunos invitados VIP y el coche de cierre de la Guardia Civil para evitar que alguien se acerque a la caravana.

Además de estos vehículos, en algunas ocasiones también se hace uso de helicópteros que sobrevuelan la caravana y de motos que van a los lados para aumentar aún más la seguridad, especialmente cuando se trata de miembros de la Familia Real o de altísimos cargos del gobierno.

Otro detalle a tener en cuenta es el vestuario, ya que tendrás que procurar que todo el personal de la organización vista de forma elegante pero discreta, desde las azafatas hasta el personal de limpieza, ya que la imagen es muy importante dentro de la organización de eventos.

Finalmente, un aspecto que también se tiene muy en cuenta en la actualidad es el tema del medio ambiente, ya que hoy en día se valora mucho que se lleven a cabo eventos sostenibles donde se preste una especial atención al cuidado del planeta Tierra. Para ello, intenta emplear materiales reciclados u objetos que puedan volver a utilizarse de nuevo o ser reciclados para darles otros usos. Además, ahorra energía poniendo la calefacción o el aire acondicionado a una buena temperatura y evitando el gasto innecesario de agua.

Y es que los pequeños detalles son de suma importancia dentro del mundo de la organización de actos, ya que algo que a priori parece insignificante puede dar al traste con todo una organización.

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