Clase 1: Escoger localización y ambientación

La organización de eventos exige que los espacios sean cada vez más amplios y versátiles para poder adaptarlos a todo tipo de actos.

No obstante, cada evento requerirá que elijas un emplazamiento u otro, ya que no es lo mismo celebrar un acontecimiento en una casa con piscina que un concierto o un desfile de moda. Estos son los tipos de escenarios más utilizados en la gestión de eventos:

Espacios naturales o al aire libre

Estos escenarios suelen ser muy fáciles de adaptar a todo tipo de acontecimientos y, por tanto, muy versátiles. Sin embargo, celebrar un acto al aire libre conlleva ciertos riesgos que deberás tener en cuenta, como son las condiciones meteorológicas, la luminosidad, ya que no es lo mismo la luz que habrá durante un día nublado que en un día de sol; el sonido, debido a que habrá ruido medioambiental que puede ser algo molesto para los medios de comunicación que utilicen cámaras o grabadoras; la corriente y las tomas de agua, ya que tendrás que preocuparte por que se instalen generadores y se insonoricen debido a que tener luz y agua es fundamental; el terreno, el cual puede estar lleno de barro o de escombros o encontrarse desnivelado; y los servicios, ya que es necesario que todos los invitados dispongan de sanitarios y de áreas de descanso.

Construcciones o instalaciones

En este apartado te encontrarás con dos tipos de espacios: los fijos, que no se pueden cambiar ni moldear y que no resultan nada versátiles, como puede ser la sala de una empresa que no puede modificarse, y los polivalentes, que sí pueden cambiarse y que resultan extremadamente versátiles, como puede ser un palacio de congresos o la sala de un hotel que podrás ampliar, reducir o modificar a través de paneles en función d elas necesidades del evento.

En el primer caso, solo podrás limitarte a conseguir que el sonido sea perfecto y a controlar que la iluminación sea la ideal, ya que estos espacios no admiten mucho más. En el segundo, en cambio, podrás adaptar la sala prácticamente por completo a las necesidades del evento.

Instalaciones efímeras

Son escenarios que se crean única y exclusivamente para celebrar un acto concreto, como una carpa o un altar, por ejemplo. Son ideales para llevar a cabo colocaciones de primeras piedras, eventos sociales, convenciones o exposiciones.

Por otro lado, si eliges que el acto se desarrolle en diferentes salones, intenta siempre que cada uno de ellos sea de un color distinto o que tenga algún aspecto que haga que los invitados puedan distinguir perfectamente un área de otra. Y si los alrededores son bonitos, intenta que las salas tengan amplios ventanales en el caso de que no puedas celebrar el acto en un jardín por el clima o porque sea demasiado pequeño. Le darás vida, alegría y mucha luz al espacio y los asistentes estarán encantados.

Clase 2: Staff – casting y vestuario

El personal de un evento, también conocido como staff, es fundamental para que todo se desarrolle a la perfección, ya que el equipo humano es imprescindible en cualquier tipo de acto debido a que cada uno de ellos se encarga de una tarea distinta.

Para empezar, es vital que exista un escenógrafo, por lo menos en los eventos grandes, ya que esta persona es la encargada de realizar la propuesta de puesta en escena y de llevarla a cabo posteriormente.

Por otra parte, en el equipo del staff también tendrás que incluir al responsable de logística y transportes, que será la persona encargada de coordinar todos los desplazamientos tanto de personas como de los diversos materiales que hagan falta para montar todo el evento.

En este apartado también deberás tener en cuenta al personal administrativo, que llevará a cabo todas las labores burocráticas, así como al equipo creativo, encargado de diseñar los espacios utilizando las herramientas tecnológicas más modernas para plasmar las diferentes ideas sobre la pantalla de un ordenador.

Finalmente, pero no por ello menos importante, nos encontramos con el equipo técnico, vital en la preparación de cualquier clase de acto. En él, se encuentran los profesionales de la iluminación, los de sonido, el equipo audiovisual encargado de la grabación y edición del acto y el equipo de montaje.

Asimismo, en algunos actos también será necesario que contrates a azafatas, personal de limpieza, catering, y vigilancia.

Cabe destacar también que, a la hora de escoger las empresas que llevarán a cabo estas tareas, lo mejor es que contrates a entidades de confianza que hayan trabajado en otras ocasiones para tu organización. No obstante, si esto no es posible otra idea es que pidas referencias de empresas que trabajen a la perfección dentro de este sector. Si aun así tampoco encuentras nada, busca varias compañías por Internet, ponte en contacto con ellas, pídeles un presupuesto y elige la que más se adapte a lo que buscas y al presupuesto del que dispones para llevar a cabo la organización del acto, valorando la confianza que te transmite.

Otro aspecto a tener en cuenta es el del vestuario, ya que tanto las azafatas, como el personal de limpieza u otros miembros de la organización deben ir bien vestidos y con uniformes determinados. En estos casos, todo el personal debe vestir de forma elegante pero discreta, ya que los miembros de la organización no son los protagonistas del evento, por lo que no deben destacar ni llamar la atención. Para ello, elige, tanto para las azafatas como para el personal de la organización, trajes oscuros de chaqueta y pantalón que sean sofisticados y discretos a la vez.

Para el personal de limpieza, en cambio, escoge un uniforme muy cómodo con el que puedan desempeñar su trabajo a la perfección y que también sea muy discreto. Para ello, puedes contratar a una empresa que se dedique al alquiler de ropa y uniformes, hay muchas compañías que ofrecen este tipo de servicios.

Clase 3: Catering y servicios para invitados

Los servicios de catering en los eventos ya no sirven única y exclusivamente para dar de comer a los invitados y satisfacer sus necesidades alimentarias, sino que, hoy en día, el catering se ha convertido en un espacio lleno de creatividad, calidad, buen gusto, innovación y mucha originalidad.

Es por ello que, cuando busques una empresa de catering para tu evento, tienes que centrarte en encontrar una que se adapte a todo tipo de actos y que ofrezca un servicio donde predomine la creatividad y la calidad en los alimentos.

En cuanto a las tendencias existentes en este sector, puedes encontrar la cocina de autor, donde la alta cocina condensada en pequeños y exquisitos alimentos es la protagonista. Aunque es un tipo de alimentación que gusta mucho, debes tener cuidado con que el chef no se convierta en el protagonista del evento, que es algo que puede pasar si la cocina destaca por encima del resto de acontecimientos. Dale siempre a cada punto el protagonismo que se merece.

Con respecto a la puesta en escena, esta debe ser muy creativa y original, pero nunca debes perder de vista la filosofía y la línea del evento, ya que el servicio de catering debe adaptarse al mismo y solaparse con él; no ofrecer algo llamativo pero que nada tenga que ver con la temática del acto.

Otro aspecto importantísimo que deberás tener muy en cuenta cuando gestiones un evento será la decoración del catering. En este sentido, la tendencia minimalista sigue estando de moda, en la cual predominan los fondos monocromáticos con fondos suaves con el color blanco como protagonista, los detalles sencillos y los objetos de cristal. ¡Pero ojo! Recuerda que la decoración debe adaptarse al tipo de evento y que si el minimalismo no encaja en tu tipo de acontecimiento tendrás que decantarte por un estilo distinto.

Los elementos de la mesa, por su parte, también son importantes, ya que jamás deben limitar la visibilidad de los comensales por ser demasiado altos o por ocupar más espacio del que deberían. En cuanto a las vajillas, las clásicas pasan a un segundo plano para dejarles espacio a las geométricas y minimalistas.

Y la parte más importante: los alimentos. Porque, al fin y al cabo, la principal finalidad del servicio de catering es que los invitados puedan disfrutar de una estupenda comida. Para triunfar con el menú, lo mejor es que apuestes por una cocina rica variada y, sobre todo, de gran calidad.

Una vez que hayas organizado a la perfección todos estos aspectos, asegúrate de que la empresa de catering que contrates disponga de camareros que cuiden a la perfección todos los alimentos, que los sirvan con una grandísima profesionalidad y que predomine una exquisita higiene en todo momento. Para ello, asegúrate de que usan guantes en todo momento y de que cogen los alimentos con la ayuda de cubiertos diseñados para ello. Si tus invitados disfrutan de una exquisita comida una parte del éxito de tu evento está más que garantizada.

Clase 4: Organización de los medios de comunicación

Cuando un cliente te pida que su evento tenga una gran repercusión mediática y sea conocido por toda la sociedad será fundamental que avises al mayor número posible de profesionales de los medios de comunicación para que acudan al acto y le den una gran promoción a través de Internet, de la radio, de la televisión y de la prensa escrita.

¡Pongámonos manos a la obra! Lo primero que debes que hacer es preguntarle a tu cliente si tiene un especial interés en que asistan unos medios de comunicación concretos o si le va bien que avises a todos los profesionales de la información de la localidad o a aquellos que cubran un sector en concreto. Una vez que te haya proporcionado una lista con los medios que deben acudir al evento, tendrás que ponerte en contacto con todos y cada uno de ellos.

¿Cómo contactar con los medios?

Aquí la agenda de contactos es importantísimo, pero si estás empezando y no dispones aún de ella tendrás que hablar con el editor del medio en cuestión o bien con el periodista que se encarga de la sección en la que saldrá publicada la noticia del evento que vas a organizar. Una vez que tengas seleccionados a todos los contactos, tendrás que elaborar una nota de prensa. En ella, deberás incluir datos tales como el día y la hora de la celebración del evento, en qué consistirá, la dirección del lugar y un teléfono de contacto, principalmente. Procura, además, que la nota no tenga una extensión demasiado amplia. Con medio folio será más que suficiente.

Una vez que la tengas redactada y hayas revisado que está perfectamente escrita y que no hay ningún error ni ortográfico ni sintáctico, el siguiente paso es enviarla. Recuerda que hay más posibilidades de que los medios cubran el evento cuando más interés informativo tenga, elementos que lo diferencien del resto de acto o valores añadidos, destaca estos puntos en tu nota. Así que, utiliza la lista que has elaborado antes con todos los contactos y envía la nota por correo electrónico a todos ellos. Después, cuando falten dos o tres días para el evento, confirma si los periodistas van a asistir con una llamada telefónica.

Tu siguiente tarea será elaborar el conocido dosier de prensa, que es un documento donde se incluye todo tipo de información sobre el acto, como quién lo organiza, cuál es su finalidad, qué personas estarán presentes o cuáles serán las partes del evento, entre otras cosas. Este dosier puedes entregárselo a los periodistas a su llegada o cuando acabe el acto para que dispongan de toda la información posible al respecto y redacten una noticia perfecta o elaboren un reportaje de lo más completo.

Recuerda que el trato con los profesionales de la comunicación debe ser exquisito. No olvides que la información es poder y que, si los periodistas están perfectamente atendidos, redactarán una noticia de lo más completa sobre el acto, lo que te dará protagonismo en los medios y hará que el acontecimiento que has organizado sea conocido por muchísimas personas.

Clase 5: Permisos

Aunque a veces no parezca necesario, disponer de todos los permisos obligatorios para organizar un evento es fundamental para que todo salga a la perfección, ya que si has gestionado un acto espectacular con todo lujo de detalles pero en el último momento te lo tiran todo abajo porque no tienes la licencia necesaria para montar una carpa en un lugar determinado, por ejemplo, el esfuerzo no habrá servido para nada.

De hecho, disponer de los diferentes permisos es tan importante que debe ser lo primero que tengas en cuenta una vez que hayas decidido dónde se celebrará el acto y qué elementos vas a tener que colocar que pueden hacer que tengas serios problemas si no realizas los trámites necesarios.

En estos casos, lo más rápido y sencillo es que te pongas en contacto con el ayuntamiento de la localidad donde se llevará a cabo la celebración, ya que, además de que esta entidad suele ser la encargada de otorgar los permisos pertinentes, si no puede hacerlo te dirá quién puede encargarse de ello, por lo que te recomendamos que sea el primer paso a seguir.

En cuanto a las clases de permisos, estos pueden ser de muchos tipos, desde la licencia necesaria para montar una carpa, hasta la obligatoria para organizar un evento en la playa o en cualquier otro lugar público, algo sencillo que podrás conseguir fácilmente poniéndote en contacto con tu ayuntamiento, aunque te recomendamos que lo hagas con tiempo, ya que a veces estas cosas pueden tardar varios días.

No obstante, hay actos que resultan algo más delicados y que requieren de permisos que pueden llevar algo más de tiempo. Es, por ejemplo, la cuestión de la seguridad, ya que cuando reúnas a muchas personas quizás sea necesario que haya un cuerpo policial encargado de organizar el tráfico en una determinada zona de la ciudad. En estos casos, los permisos suelen solicitarse a la Delegación del Gobierno, aunque esto no siempre es así, por lo que el ayuntamiento de la localidad donde se celebre el evento también te indicará dónde puedes solicitar los permisos necesarios si no puedes pedirlos en dicho órgano.

Otros eventos que también necesitarán de la solicitud de determinados permisos son las colocaciones de primeras piedras, ya que, en estos casos, los asistentes pueden correr un grave peligro si no hablas antes con el maestro de obras o con la autoridad pertinente que te asesore sobre cómo deben ir vestidos los invitados para no correr riesgos y sobre cuáles son las zonas que pueden visitarse sin correr ningún tipo de peligro. Seguridad ante todo.

Sea cual sea el tipo de acontecimiento que vayas a organizar, asegúrate siempre de que lo estás haciendo todo correctamente, ya que, aunque haya aspectos que a priori no parezcan necesitar de ningún permiso concreto, a veces las apariencias engañan y lo mejor es que siempre te asegures al cien por cien.

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