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Eventos 4, Durante el evento

10 enero, 2013

Clase 1: Timing y planning

Realizar un timing es vital en cualquier tipo de organización, y no solo cuando gestiones un evento, sino también en cualquier aspecto de tu vida diaria si quieres que todo salga a la perfección y necesitas organizar ciertos acontecimientos al milímetro.

Pero, en la organización de eventos, tener un buen timing no solo es importante, sino fundamental para que las cosas salgan bien y no haya ningún tipo de imprevisto desagradable que estropee todo el acontecimiento.

Pero, ¿qué es realmente un timing? Pues esta gran herramienta, también conocida con el nombre de cronograma, es un calendario de trabajo donde se fijan los tiempos y los plazos de todos los elementos que van a influir en la consecución del evento.

En cuanto a su composición, en el timing se incluyen cuatro columnas con la fecha del evento, ya que algunos duran más de un día; la hora a la que tendrán lugar todas y cada una de las acciones que se van a llevar a cabo; la tarea en cuestión de forma resumida y la persona responsable de realizar dicha tarea.

Una vez que tengas perfectamente redactado el timing, llega el momento de elaborar el planning, también denominado escaleta. En él, tendrás que plasmar todo lo que has incluido en el timing pero de una forma mucho más detallada con el fin de que todo esté organizado a la perfección y no se te pueda escapar nada.

Una vez hecho esto, repásalo varias veces buscando posibles aspectos que se te hayan podido olvidar y, si encuentras un buen número de elementos que no has incluido en un principio, ¡no te preocupes!, ya que la organziación de un evento es muy compleja debido al amplio número de aspectos que incluye, por lo que tener que reelaborarlo es de lo más normal y no tienes que alarmarte por ello.

Por otra parte y debido a que existen determinados eventos que pueden durar varios días, en estas ocasiones junto al timing y al planning puedes incluir un folio con toda la información muy resumida para tener una especie de guión con los datos más relevantes, ya que en estos casos es muy fácil liarse debido a la extensa duración de este tipo de acontecimientos.

Otro aspecto que deberás tener en cuenta cuando elabores tanto el timing como el planning son los anexos, los cuales son documentos muy detallados de aspectos determinados que no pueden explicarse con pocas frases en un cronograma. Es, por ejemplo, el caso de los mapas o de los textos que se incluyen en una placa, entre otras muchas cosas que se tienen que explicar de una forma muy detallada utilizando, incluso, planos o mapas y que, por su densidad, no pueden aparecer ni en el timing ni en el planning.

Como ves, tanto el cronograma como la escaleta son dos documentos imprescindibles dentro de la organización de actos, ya que en ellos se plasma todo lo que tendrá lugar durante el acontecimiento.

Clase 2: ¿Cual es mi papel en el evento?

En todos los eventos el equipo organizador tiene que tener muy en cuenta una premisa fundamental: la discreción. Y es que los miembros de la organización deben, ante todo, pasar desapercibidos, ya que no son los protagonistas del acto y, además, es necesario que sean personas sumamente educadas que conozcan todas las reglas de protocolo existentes.

No obstante, cada uno de los miembros que participan en la gestión del acto tiene un cargo y unas tareas determinadas que realizar. ¿Quieres saber cuál es tu labor? Detallamos los diferentes perfiles que encontramos dentro de la organización de eventos, ten en cuenta que en muchos casos una misma persona cubrirá varios perfiles, pues normalmente los eventos que organizamos son más reducidos y, en los más pequeños, la propia organizadora cubrirá todas las áreas. En otras ocasiones te puedes incorporar a un evento ya en marcha ocupando alguno de los siguientes puestos.

Director o jefe de protocolo

El director de protocolo es la persona que tiene la máxima responsabilidad de la organización y la encargada de organizar y coordinar tanto al resto de personal como a los diversos proveedores.

Coordinador de protocolo

El coordinador de protocolo ocupa el segundo escalón dentro de la organización y su labor consiste en asumir parte de las competencias del director o el jefe de protocolo, a quien deberá sustituir en caso de que sea necesario.

Técnico de protocolo

El técnico de protocolo es el encargado de una subárea determinada, como la oficina de protocolo o la creación de las invitaciones, entre otros muchos sectores que conforman la organización de un evento y que deben ser ocupados por una persona que conozca el área y que sepa desempeñar el trabajo que conlleva a la perfección.

Enlaces

Aunque a veces no se les tiene muy en cuenta dentro de la organziación, los enlaces son de suma importancia, ya que su labor consiste en realizar tareas de control y de atención a invitados concretos, así como de determinadas situaciones donde se hace necesario que una persona lleve un orden.

Auxiliares de protocolo

Los auxiliares son personas con conocimientos básicos de protocolo que suelen incorporarse a la organización poco antes de que tenga lugar el acontecimiento en cuestión y que se encargan de un número algo más reducido de tareas. Es el caso de las azafatas, por ejemplo, quienes se encargan de atender a los invitados, de indicarles dónde deben tomar asiento y de preparar las jarras de agua y otros elementos de la presidencia, entre otras labores. Como ves, son muchas las personas que forman parte de la organización de un evento y es muy importante que cada una de ellas sepa exactamente cuáles son las tareas que debe desempeñar para poder llevarlas a cabo a la perfección, ya que, la organziación de eventos es, ante todo, un trabajo en equipo que nunca dará buenos frutos si no hay una excelente coordinación entre los diversos trabajadores.

Por otro lado, sea cual sea tu cargo y tu labor dentro del evento, siempre deberás hacer todo lo posible para que el acto sea perfecto y se convierta en un éxito.

Clase 3: Coordinación del evento

La coordinación en los eventos es algo fundamental para que el acontecimiento que gestiones sea todo un éxito. De hecho, ya puedes tener una idea genial y disponer de un presupuesto elevado que, si el acto no está bien coordinado, no podrá funcionar de ninguna de las maneras.

En este sentido, lo primero que debes tener en cuenta cuando un cliente te encargue la organización de un evento determinado es la denominada “diana organizativa”, la cual está compuesta por la creatividad, la comunicación, el protocolo, la producción, la seguridad y el presupuesto.

Pero, vayamos por partes. En este caso, la creatividad se refiere a la idea, es decir, al hecho de crear un evento donde prime, sobre todo, la originalidad.

Después, aparece la comunicación, que consiste en determinar cuáles son los objetivos del acto, qué se les quiere transmitir a los asistentes y, en el caso de que sea necesario convocar a los medios de comunicación, cómo se va a llevar a cabo el contacto con los periodistas.

El siguiente punto de la diana organizativa es el protocolo, que hace referencia, como su propio nombre indica, a los aspectos estrictamente protocolarios que deberás tener en cuenta cuando gestiones el evento, como las invitaciones, la colocación de los asistentes, las precedencias o el descubrimiento de placas, entre otras muchas cosas.

Una vez que hayas tenido en cuenta todos estos aspectos de la diana organizativa, aparece el tema de la producción, que consiste en que preveas todos los medios técnicos que te harán falta para organizar el acto, como la iluminación o el sonido, por ejemplo.

La seguridad es el siguiente elemento y uno de los más importantes, ya que se debe tener en cuenta en todo tipo de eventos, desde los más sencillos hasta los más complejos con el fin de que no se produzca ningún tipo de incidente o de que, si por desgracia tiene lugar algún imprevisto, se pueda solucionar de la mejor forma posible.

Finalmente, llega una de las cuestiones que genera mayores problemas: el presupuesto, ya que tendrás que adaptarte a él obligatoriamente y, si es escaso, no tendrás más remedio que buscar todo tipo de alternativas que resulten económicas pero que mantengan la originalidad y el buen gusto del acto. Todo un reto donde podrás dejar de manifiesto tu gran valía como organizadora de eventos.

Así, una vez que tengas claros los aspectos que conforman la diana organizativa, todo será mucho más sencillo, ya que tendrás el evento bien coordinado y organizado debido a que lo habrás dividido en varias partes y podrás encargarte de cada una de ellas de una forma muy ordenada. Después, decide qué persona va a encargarse de cada una de las tareas, asegúrate de que las cumplen de forma adecuada y, finalmente, elabora un cronograma varios días antes de que se celebre el acto para asegurarte de que todos los puntos están perfectamente claros y definidos.

Clase 4: Momentos de crisis, posibles soluciones

Las situaciones de crisis pueden tener lugar en cualquier tipo de evento, aunque son más frecuentes en los actos multitudinarios o en aquellos donde hay autoridades o personalidades de gran relevancia.

Recordamos el caso que una organizadora nos contó recientemente, en un desfile de moda, una invitada se empeñó en sentarse en la primera fila, aunque esos asientos estaban destinados a otras personas. No obstante, ella amenazó con marcharse si no se le daba una silla donde deseaba, por lo que la organizadora del acto tuvo que ingeniárselas para resolver la situación y conseguir que ella pudiera sentarse donde quería.

Es evidente que en cualquier acto pueden darse situaciones incómodas que, si no se resuelven de forma adecuada, pueden llegar a estropear el evento y a echar a perder todo el esfuerzo y el trabajo que ha supuesto su organización.

Es por ello que, en estos casos, lo primero que tienes que hacer es mantener la calma, ya que si la persona encargada de organizar el acto pierde la los nervios lo más probable es que todo acabe saliendo mal. Así que, respira hondo e intenta pensar tranquilamente en cuál es la mejor solución para el problema con el que te acabas de encontrar.

Si lo necesitas, aléjate un rato a un lugar algo apartado en el que puedas relajarte y pensar durante unos minutos en todas las vías posibles para ponerle solución a la situación de crisis en la que te encuentras. No olvides que un organizador de actos debe ser una persona muy resolutiva y con una especial facilidad para encontrar buenas soluciones en el menor tiempo posible.

Una vez que te hayas relajado y hayas decidido cuál es la mejor solución, explícaselo a la persona en cuestión, en el caso de que el incidente haya tenido lugar con un asistente concreto, y utiliza palabras claras y un vocabulario sumamente educado para hacerle entender a esa persona el problema que puede suponer para la organización lo que te está comentando pero que, aun así, habéis dado con la solución perfecta para que se encuentre lo más a gusto posible durante el acontecimiento y pueda disfrutar al máximo del evento.

No olvides mantener siempre una cordial sonrisa.

De este modo, y aunque es evidente que la experiencia te hará salir cada vez más airosa de estas situaciones de crisis, tener un as en la manga durante la organización del acto por lo que pueda ocurrir siempre te ayudará, ya que, como dice el refrán, “mujer prevenida vale por dos”. No obstante, siempre habrá aspectos que no entrarán en tus planes y que crearán situaciones incómodas. Así que, ante ellas, no olvides mantener siempre la calma y tener la mente bien fría para poder elegir la mejor solución. Con calma y serenidad ningún incidente será un problema para ti.

Clase 5: Evaluación del evento y días posteriores

Cuando ese evento en el que has puesto tanto empeño y esfuerzo ya haya llegado a su fin, no basta con que recojas la sala y te olvides de él, ya que aquí aparece una nueva fase dentro de la gestión de actos conocida como la “fase de valoración” o la “evaluación del evento”.

Pero, ¿por qué es necesario incluir esta fase en la organización de acontecimientos? Pues, principalmente, para que sepas qué cosas has hecho bien y tienes que seguir manteniendo en eventos posteriores, qué aspectos pueden mejorarse para ser perfectos en actos venideros y, finalmente, en qué elementos no has acertado y tendrás que cambiar radicalmente cuando te vuelvan a encargar que organices un evento.

Es por ello que es de gran importancia que tengas muy en cuenta la fase de evaluación del evento, la cual está compuesta, a su vez, por tres subfases.

La primera de ellas recibe el nombre de valoración en caliente y en ella se anotan los principales problemas y los triunfos más importantes que han tenido lugar durante el evento de una forma muy superflua y pocas horas después del final del acontecimiento. Durante la valoración en caliente suelen aparecer los mayores incidentes que han tenido lugar durante la consecución del acto.

La siguiente fase es la denominada valoración en frío, que consiste en hacer un análisis muy detallado de todos los aspectos del acto y en extraer diversas conclusiones al respecto. Esta fase, a diferencia de la anterior, se lleva a cabo entre una semana y quince días después de que haya finalizado el evento.

Finalmente, llegamos a la tercera fase de la evaluación del acto, la cual recibe el nombre de valoración ejecutiva, ya que se trata del análisis que se eleva al jefe (en el caso de tenerlo) y que se convierte en una especie de memoria del acto. Es por ello que, en la actualidad, se realiza en muchas ocasiones en forma de cronofoto, es decir, se muestra el evento en imágenes, las cuales se acompañan de un pequeño texto explicativo y tienen como objetivo mostrar de una manera gráfica todos los pasos que se han llevado a cabo durante la organización y la consecución del acontecimiento. Durante esta fase, además, también se incluyen las facturas que ha generado el acto para saber con certeza si se ha sido fiel al presupuesto y si el evento ha sido, o no, rentable.

Como ves, la organización de un acto no acaba el día en el que tiene lugar, sino varias semanas después tras haber realizado la evaluación pertinente, la cual no solo te permitirá saber a la perfección si el acto ha salido bien o mal, sino que, con esta evaluación, también podrás aprender de tus errores y mantener vivos esos aspectos que han sido todo un éxito. Y es que si después de cada evento llevas a cabo una buena evaluación de todos los aspectos los próximos acontecimientos serán más que perfectos.

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