Clase 1: Eventos comerciales

Los eventos comerciales están enfocados a vender un producto o servicio o dar a conocer un nuevo negocio. En este tipo de actos se pueden conseguir no solo grandes ventas, sino también dar a conocer la empresa o un producto que se acaba de lanzar para dotarlo de popularidad y prestigio.

No obstante, hay varios tipos de eventos comerciales diseñados para cubrir diferentes tipos de necesidades. Veamos cual es el ideal en cada caso.

Ferias y exposiciones

La organización es vital cuando se celebra una feria o una exposición, ya que en estos casos todo el equipo humano debe poner mucho de su parte para conseguir una coordinación perfecta y una buena interacción con posibles clientes y empresarios del sector.

Por ello, es muy importante que definas quién va a atender al público y cómo va a hacerlo con el fin de que las personas que visiten tu stand sean atendidas de la mejor forma posible.

Si optas por organizar este tipo de acto comercial, ten también preparados varios dosieres informativos con todos los datos relevantes sobre la empresa y los productos o servicios que se ofertan para facilitarles a los asistentes que dispongan de la mayor información posible, bien estructurada y de fácil acceso.

Viajes de incentivos

A pesar de su nombre, un viaje de incentivos no está solo relacionado con el placer, sino que sirve para que los trabajadores de una empresa puedan conseguir una mejor formación sobre una materia determinada, para potenciar el trabajo en equipo, que se relacionen con clientes de otros países y para que puedan ofrecer sus productos y servicios en otros lugares del país o a nivel internacional.

Aunque estos eventos suelen ser bastante caros, son perfectos si el objetivo es promocionar un negocio fuera de su entorno habitual. Además, es el acto perfecto si lo que busca tu cliente es motivar a los trabajadores de su empresa, ya que un viaje siempre es un acontecimiento agradable que los empleados recibirán con ganas, lo que hará que estén mucho más motivados y que, por ende, consigan un mayor número de ventas.

Para organizar este tipo de eventos, te será de gran ayuda recurrir a los servicios de una agencia de viajes, ya que estas preparan travesías para grupos a precios más económicos y tiene mejores posibilidades de organizar todas las actividades en el lugar de destino, una forma de evitar imprevistos.

Seminarios

Los seminarios son eventos más sencillos y económicos que los mencionados anteriormente y su principal arma es el mensaje, ya que con él tienes que convencer a los asistentes de las ventajas del negocio, producto o servicio, además de ofrecer un interesante valor de formación, pues nadie asiste a un seminario únicamente para recibir un mensaje publicitario, deben obtener beneficios a nivel de formación. Para que tu comunicado llegue al mayor número posible de personas, puedes pedirle a un experto en la materia principal de la charla que haga un pequeño discurso, ya que esto le dará muchísima credibilidad a tu evento y además enganchará al público.

Clase 2: Eventos de moda

El desfile es el evento de moda por excelencia y en él no solo se dan cita personajes famosos y modelos más o menos cotizadas (en función de la marca que organice el evento y su presupuesto), sino que son también el acto ideal para que los diseñadores, famosos o noveles, den a conocer sus nuevas colecciones.

Cabe decir que organizar un evento de moda no es algo sencillo, ya que son muchos los aspectos que deberás tener en cuenta si quieres que el desfile o presentación sea todo un éxito.

Para empezar, es vital que escojas un lugar idóneo apto no solo para colocar una pasarela de lo más chic, sino también para abarcar a todos los asistentes. Ningún sentido tiene que escojas un local enorme si el número de invitados va a ser reducido ni que el escenario sea diminuto si la cantidad de asistentes es muy alta. Adáptate a las circunstancias. Además hay que tener en cuenta la situación, facilidad de acceso, aparcamiento o transporte público, todo depende del tamaño del evento y perfil de los asistentes.

Tras haber elegido el local perfecto, se debe decorar la sala, en eventos comerciales o de negocios se da menos importancia a la decoración (aunque esta debe ser correcta) que en eventos de moda, donde prima la creatividad y el acierto del organizador. Para ello, puedes contratar los servicios de un decorador que te ayude en esta ardua labor, ya que adornar un salón para organizar un desfile de modo que quede llamativo, original e impactante no es algo sencillo. Además, también necesitarás la ayuda de técnicos de iluminación y de sonido que coloquen los focos y las luces necesarias y que se encarguen de la música.

En módulos posteriores veremos al detalle como encargarte de toda la logística en función de las características y presupuesto del evento. En este tipo de eventos es de gran importancia confeccionar una lista al detalle con todos los invitados que acudirán al desfile y que los ubiques en los asientos disponibles. Para que todos los asistentes sepan dónde deben sentarse y no tengan que estar continuamente preguntándoles a los miembros de la organización cuál es su silla, una buena idea es colocar carteles en los asientos con el nombre y los apellidos de cada invitado con el fin de acelerar este proceso y que los presentes puedan encontrar su asiento con facilidad.

Por otro lado, otra cuestión fundamental dentro de la organización de los desfiles de moda es la seguridad. En este sentido, no solo es importante que haya personas que se encarguen de proteger la integridad de los asistentes, sino que también hay que tener muchísimo cuidado en no dejar un cable suelto o algún objeto por en medio, ya que los invitados podrían caerse o hacerse daño. La pasarela, por su parte, también debe estar perfecta para que las modelos no sufran ningún percance.

Pero los eventos de moda no se centran únicamente en los desfiles, se puede realizar una exposición en las que se ofrezca un cóctel a los asistentes, una presentación informal e incluso desarrollar multitud de ideas originales que casen con la imagen de marca que se quiere transmitir

En algunos eventos de moda también hay un orador encargado de describir cada uno de los diseños que van luciendo las modelos al desfilar por la pasarela, especialmente en los desfiles donde se presenta un vestuario creado por diseñadores noveles.

Clase 3: Eventos sociales

Cuando un cliente te pida que organices un evento social, lo primero que debes tener en cuenta es que el principal objetivo de este tipo de actos es que los invitados se relacionen entre ellos. Por este motivo, no solo tendrás que conseguir que todo sea perfecto, sino que también deberás procurar que el ambiente sea distendido y ameno, ya que así conseguirás que las relaciones fluyan y que todo el mundo quiera conversar con los presentes.

En cuanto a los tipos de eventos sociales, los hay de muchas clases, pero, sean como sean, saca siempre tu lado más creativo a la hora de organizarlos.

Una fiesta

Las fiestas son el lugar perfecto para conocer gente, relacionarse con otras personas ¡y pasarlo bien! Pero conseguir esto no es fácil, por lo que deberás prestarle atención hasta al más mínimo detalle. En primer lugar, tendrás que elegir la ubicación ideal. Para una fiesta, puedes alquilar un local o también buscar una casa que tenga un buen tamaño. Si la fiesta es en verano, celebrarla en un amplio jardín puede ser una excelente idea.

Una vez que hayas elegido el lugar, deberás pensar en el menú. Lo más probable es que la fiesta sea por la noche, por lo que tendrás que pensar cómo vas a organizar la cena o el coctel informal. Si la fiesta es íntima y hay pocos invitados, puedes organizar unas bonitas mesas y servir entrantes, primer plato, segundo plato y postre o bien hacer un picoteo na picada con raciones diversas para que haya alimentos para todos los gustos.

En cambio, si la fiesta es más multitudinaria una buena elección es la cena buffet, ya que los invitados podrán servirse ellos mismos y no harán falta tantos camareros.

Para elaborar el menú, puedes contratar a una empresa de catering que se encargue de esta labor. Como hoy en día las hay de todo tipo, puedes hacer una cena buffet internacional, es decir, que incluya platos de los cinco continentes. Es muy original y seguro que todos los invitados salen encantados. En el módulo 3 aprenderás las diferentes opciones para contratar y organizar un buen catering.

Un cumpleaños

Lo primero que debes saber si te piden que organices un cumpleaños es la edad y gustos del cumpleañero, obviamente no es lo mismo celebrar una fiesta para niños que para adultos, pero incluso entre personas de la misma edad la fiesta cambiará totalmente en función d ela persona homenajeada.

Si el agasajado es un niño, deberás invitar no solo a sus familiares, sino también a varios amigos, ya que es lo que más les gusta. Procura enviar la invitación con una o dos semanas de antelación e indicar muy bien la dirección del lugar donde se celebrará el evento. Después, contrata un servicio de animación para que los niños se lo pasen genial y asegúrate de que los adultos disponen de comida y bebida en todo momento. Finalmente, decora la casa con globos y mucho colorido.

En cambio, si la fiesta es para un adulto, lo mejor es que tengas en cuenta sus gustos en lo que a música, decoración y comida se refiere. Elige detalles que le gusten y decora el lugar con colores llamativos y fiesteros, ya que un cumpleaños para un adulto no tiene por qué ser soso y apagado.

Bodas, bautizos y comuniones

Son actos sociales por los que todas las familias pasan más de una vez y en los que se pone verdadero empeño en que todo salga perfecto. Cada vez más novias se deciden a contratar una organizadora de bodas que les ayude a organizar la boda que tiene en mente, pero incluso en bautizos y comuniones se solicitan, en muchos casos, los servicios de un organizador de eventos.

En este tipo de eventos debemos aportar, además de toda nuestra profesionalidad, nuestra empatía personal y escuchar muy bien a quien nos contrata, pues en un evento de estas características es imprescindible que salga perfecto por la carga emocional que lleva y el recuerdo que dejará.

Clase 4: Espectáculos

Los espectáculos son muy habituales en todas las ciudades del mundo, ya que no hay lugar donde no se celebre un evento con motivo de las fiestas de la localidad.

En la categoría de espectáculos son muchos los eventos que se abarcan:

  •  Conciertos
  • Teatros
  • Espectáculos infantiles
  • Actuaciones en espacios abiertos
  • Estrenos de cine

Los espectáculos se caracterizan por su elemento visual, en la organización de un evento de estas características prima la colocación de los asistentes, el escenario o pantalla y sonido de forma que desde todos los puntos de local habilitado para el evento pueda disfrutarse del espectáculo en óptimas condiciones.

En este caso es imprescindible la intervención de una empresa especializada en organización de espectáculos que pueda encargarse de toda la parte técnica y de seguridad antes y durante el evento.

Este curso está enfocado a la organización de eventos sencillos y familiares, pues los grandes espectáculos requieren de una profesionalidad y formación específica, pero debes conocer los tipos de eventos que existen y su clasificación.

Clase 5: Estudio de las necesidades del cliente

Me han encargado la organización de un evento; ¿por dónde empiezo? Seguro que es la pregunta que te viene a la cabeza cuando un cliente te solicita que te ocupes de la gestión de algún acto por primera vez.

Y es que, aunque hay eventos mucho más sencillos que otros, todos tienen muchos detalles que deben tenerse en cuenta y esta gestión no es una tarea fácil.

Por ello, cuando un cliente te pida que organices un acto, lo primero que debes tener en cuenta es cuáles son sus necesidades. Para saberlo, debes tener una primera reunión de contacto para hablar sobre todos los aspectos relacionados con la gestión del acto que quiere que se organice.

Una vez que estés reunida con tu cliente, pregúntale qué tipo de evento quiere organizar, qué quiere conseguir con su organización y qué tipo de invitados van a asistir, ya que no es lo mismo gestionar un acto de empresa al que acudirán solo los empleados que organizar un evento familiar, como una boda.

Una vez que sepas cuál será el tipo de acto, qué tipo de invitados asistirán y qué quiere conseguir el cliente con dicha organización, deberás preocuparte por saber si quiere que el evento trascienda a la sociedad. En el caso de que su respuesta sea positiva, tendrás que preguntarle a tu cliente si quiere que asistan unos medios de comunicación concretos, a qué áreas del recinto podrán acceder los periodistas y dónde se ubicarán los aparatos electrónicos para que se puedan situar todos los objetos electrónicos necesarios para los periodistas radiofónicos y los cámaras.

Otro aspecto de suma importancia es el presupuesto del que dispones, ya que es una cuestión primordial que marcará los recursos con los que contarás para la organización. Otros, en cambio, disponen de un presupuesto mucho más reducido al que deberás ajustarte, por lo que es muy importante que lo conozcas de antemano con el fin de no pasarte con los gastos.

En cuanto a la organización del evento en sí misma, habrá algunos clientes que quieran explicarte cómo quieren decorar el lugar. En ese caso, toma nota de todo lo que te digan e intenta que la decoración del recinto encaje a la perfección con la idea que te dé tu cliente. Otras personas, en cambio, solo tendrán una ligera idea sobre cómo quieren organizar la distribución del local. En ese caso, descubre si quieren un evento serio o más alegre, clásico, algo atrevido o rompedor o qué colores les gustan. Después, pon en marcha la parte más creativa de tu mente y junta todos los datos que te ha proporcionado tu cliente para conseguir plasmar en el local escogido todo lo que te ha descrito.

Escucha a tus clientes, preocúpate por sus gustos e inquietudes y conseguirás organizar el evento perfecto.

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  1. Diseño y Planificación
  2. Proveedores
  3. Durante el evento
  4. Comenzar a trabajar
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